Zoomを使って40名規模の「リモート飲み会」を開催した話

2020年9月15日イベントリモート飲み会,テレワーク,Zoom,Microsoft365,オンライン,ビデオ会議システム,社内イベント,在宅勤務

みなさん こんにちは、総務の かや子です！

今回は、先日 社員全体で実施した「リモート飲み会」の様子についてご紹介します。

予定していた社内イベントが軒並み中止に！

弊社では、部署や職種の垣根を越えた社員同士の親睦を深めるべく、毎年沢山のイベントを実施しています。
春はお花見、夏はバーベキューなどの屋外イベント、秋・冬は旅行やクリスマスパーティー、新年には初詣……等々。

しかし、今年は新型コロナウイルス感染症の影響で、例年のように同じ空間に集まるイベントが実施できない状況になってしまいました……。

そんな中、「新型コロナウイルス感染症対策としてテレワークや休業期間を導入して 社員同士で交流する機会が減ってしまったからこそ、何か皆で交流できるイベントを実施したい……」と総務メンバーで考えた結果、「リモート飲み会」を開催することに！

大まかな実施内容

イベントのざっくりとした概要は下記の通りです。

• 時間帯……仕事がひと段落する夕方から実施（1時間半ほど）
• 参加対象者……社員全員
• 内容……ビデオ会議システムを使用しリモートで飲み会をする（最初と最後は全員で集合、飲み会パートは4~5人のチームに分かれて実施）
• 使用したオンラインサービス……「Zoom」
• サブで使用したオンラインサービス……「Microsoft365」内のデータ共有サービス「Sharepoint」

ではここからは、実際の流れに沿って実施内容をご紹介していきます！

使用したオンラインサービス

ビデオ会議システム

今回「リモート飲み会」を実施するにあたって使用したビデオ会議システムは「Zoom」です。

世の中には様々なビデオ会議システムがありますが、
「Zoom」は今回のイベントを実施するにあたって最適な機能が備わっていたので、採用されました。

今回のイベントは、

1. 全体で集まって、総務からイベントの実施方法等についての連絡＆点呼
2. 各グループに分かれての飲み会
3. 全体グループに戻り 閉会の挨拶

……という流れで実施することになっていました。

この３ステップをスムーズ実施することができるのが、
「Zoom」の「ブレイクアウトセッション機能」なのです！！

Zoomの「ブレイクアウトセッション機能」とは？

大人数で集まっている際に、少人数に分かれてグループミーティングを行うことができる機能のことです。

ブレイクアウトルームは、Zoomミーティングを最大で50の別々のセッションに分割することができます。ミーティングのホストは、ミーティングの参加者を、これらの別々のセッションへ自動的にまたは手動で分割することを選択できます。そして、セッションをいつでも切り替えることができます。

Zoom ヘルプセンター

交流する際の話題提供

総務ミーティング内で「オンラインでイベントを実施しよう」という話になった際、私から「『偏愛マップ』を通して親睦を深めるイベントを実施してはどうか」と提案させていただきました。

「偏愛マップ」とは？

偏愛、つまり「自分が大好きなもの」を1枚の紙面に書きだしたもの。
他の人が作成した「偏愛マップ」の内容を見ることで、会話をする際のキッカケづくりになるというものです。
アルタではこの「偏愛マップ」を社内全員で毎年作成しています。

■偏愛マップの共有形式

【１】社内の各部屋に掲示
作成した「偏愛マップ」はA3用紙に印刷し、ラミネート加工します。
そして、社内の各部屋のメンバーごとにチームに分けて、それぞれの部屋に掲示しています。
定期的に様々な部屋へローテーション形式で掲示し直しており、皆が色んな社員の「偏愛マップ」を見られるような工夫をしています。

【２】データで共有
「Microsoft365」内のデータ共有サービス「Sharepoint」内に全員分の偏愛マップのデータを保存。インターネット環境がある場所であれば、どこからでも見ることができます。

……そんな「偏愛マップ」ですが、
皆の親睦を深めるにあたって 会話のキッカケづくりのネタになると思い、
今回イベント内に取り入れることにしました。

いざ、開催！

上記のオンラインサービスを使用することが決まり、日時やチーム分けの割り振り等が決まった後は
参加予定者全員に告知をし、開催日当日を迎えました。

ここからは、実際の開催の様子を写真と共にご紹介します！

全体で集まり、総務からイベント実施方法等についての連絡＆点呼

「Zoom」は、PCの場合は最大25人までの表示ができ、スライドして表示を切り替えることで26人目以降の人の画面も映すことができます。
(スマートフォンやタブレットの場合は、一画面に最大4人表示。PC同様にスライドして5人目以降も表示可能です。)

各グループに分かれての飲み会

全体での連絡＆点呼が終わったら、
部署・職種バラバラの4～5人のチームの画面に移り
イベントのメインとなる飲み会がスタート！　　　　　　　　　　　　　　　　　　

全体グループに戻り 閉会の挨拶

各チームでの飲み会が終わったら、
再び全員同じ画面に戻って 閉会の挨拶をしました。

リモート飲み会、してみませんか？

今回 お互いの顔を見ながら自由にお喋りができた「リモート飲み会」。
予定していた社内イベントが軒並み中止になってしまった中、今回 このようなイベントを実施できてよかったです。

物理的な距離はあるものの 画面越しに皆の表情を見ながら会話したことで 心の距離は一気に縮まったような気がします。
話す機会が減っていた仲間とも 久々にじっくり話すことができたので とても楽しかったですよ！

また、今後もメンバーを変えて実施しようと考えています◎

アルタでは、今回使用したビデオ会議システム等のオンラインサービスの導入から運用まで、経験を元に様々なアドバイスをさせていただくことができます。
「私の会社でも似たようなことをやってみたいな」と感じた方は、是非 お気軽にご相談ください！
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