ChatGPTでできる！“新人教育×AI”のリアル活用例3選
寒さもだいぶやわらぎ、気づけば4月がやってきました🌸
4月といえば、新しい出会い。
入社式や新人研修、懇親会など、何かと慌ただしくなる時期ですよね。
一方で、こんなお悩みはありませんか？
・通常業務に追われて、新人教育に手が回らない
・教える人によって内容や質がバラバラになってしまう
・「とりあえずやってみて」で、うまくフォローできていない
実はこうした課題、ちょっとした工夫でぐっとラクにできる方法があります。
そこで今回は、総務が実践している『"新人教育×AI”のリアル活用例』をご紹介したいと思います！
新人教育でよく起こる問題点
新人教育においてよくある課題は、「時間がない」「教え方が属人化している」「教えたつもりで終わってしまう」といった点です。
特に中堅社員は、自分の業務を抱えながら教育も担うことが多く、どうしても“その場しのぎ”の対応になりがちです。
その結果、新入社員側も「なんとなく理解したつもり」で業務を進めてしまい、後からミスや認識のズレが発生するケースも少なくありません。
こうした課題を解決する手段の一つとして、今注目されているのがAIの活用です。
新人教育にAIを取り入れるメリット
AIを活用することで、新人教育は大きく3つの点で改善されます。
- 教える内容の「標準化」ができる
- 教育にかかる時間を削減できる
- 新入社員が自分で学べる環境を作れる
つまり、教える側の負担を減らしながら、新入社員の理解度を高めることができるのです！
総務が実践している「新人教育×AI」活用例3選
今回は私が実践しているChatGPTへの命令文（プロンプト）3選をご紹介します！
① メール添削の負担を軽減！“AIにチェックさせる仕組み”を作る
新入社員のつまずきポイントとして多いのが、メール対応です。
社外への対応もあるため、しっかりと添削しなければならないのですが、
一つひとつ添削していると先輩社員側の負担もかなり大きくなってしまいます。
そこでおすすめなのが、「ChatGPTを一次チェック役にする」方法です。
▼ 実践方法
新入社員にメールを作成してもらった後、ChatGPTに下記内容を命令してメールを添削してもらいます。
あなたは企業の総務担当者です。
新入社員が作成したメールを添削してください。
以下の観点で評価・修正を行ってください。
①敬語や表現の適切さ
②相手に失礼がないか
③分かりやすさ・簡潔さ
④ビジネスマナーとして問題がないか
出力は以下の形式でお願いします。
・問題点の指摘（箇条書き）
・修正後のメール全文
・新人向けのアドバイス（なぜダメだったか）
【メール本文】
▼ ポイント
- “いきなりAIに書かせない"こと
- あくまで添削ツールとして使うこと
まるっきり任せるのではなく、あくまで一次チェックとしてAIを活用してみましょう！
これにより、新入社員の考える力を残しつつ、先輩社員や上司側の負担もグッと減らすことができます。
②マニュアル理解度をチェック！Q&Aを作成
新人研修に伴い、社内マニュアルを渡す企業も多いのではないでしょうか？
ただ、マニュアルを渡しただけで「読んでおいてね」としてしまうと、理解が浅いまま業務に入ってしまうケースが多くなります。
そこで有効なのが、AIを使った“かみ砕き＋確認”です。
▼ 実践方法
ChatGPTに下記『命令文』と『マニュアル内容』を入力して、以下のように命令します。
あなたは新人研修を担当する総務です。
以下のマニュアルをもとに、新入社員が「一人で業務を進められる状態」になることを目的として、教育用コンテンツを作成してください。
① 初心者向けの要約
② 業務の手順（チェックリスト形式）
③ よくあるミスとその対策
④ 理解度チェック（質問＋模範回答）
⑤ 実務を想定した簡単なケース問題
【マニュアル内容】
▼ ポイント
理解度チェックも行うことで、新入社員に対するマニュアル定着度も確認することができます！
マニュアルは「読むだけ」では定着しません。
AIを活用して「要約・確認・実践」までセットにすることで、新入社員の理解度を大きく高めることができます◎
③教える側の“説明テンプレ”を作る
新人教育で意外と多いのが、「人によって教え方が違う」という問題です。
同じ業務でも説明の仕方にバラつきがあると、新入社員の理解度にも差が出てしまいます。
そこで有効なのが、ChatGPTを活用して社内でも共通の“説明の型（テンプレート）”を作る方法です。
▼ 実践方法
教える内容をそのままAIに投げるのではなく、「新人にどう教えるか」まで含めて指示するのがポイントです。
ChatGPTに下記『命令文』と『業務内容』を入力して、以下のように命令します。
あなたは当社の総務担当者であり、新入社員教育を行う立場です。
以下の業務について、新入社員が「一人で実行できる状態」になることを目的に、教育用コンテンツを作成してください。
【前提条件】
・対象：新入社員（業務未経験）
・専門用語は使わず、使う場合は必ず補足説明を入れる
・実務でそのまま使える内容にする
【出力内容】
① 業務の目的（なぜこの業務が必要か）
② 業務の全体像（簡潔に）
③ 業務の手順（ステップ形式で具体的に）
④ よくあるミスとその対策
⑤ 実行時のチェックリスト（抜け漏れ防止）
⑥ 新入社員が疑問に思いそうなQ&A（3〜5個）
【業務内容】
▼ ポイント
例えば…
- 業務ごとに、このプロンプトで生成
- 「新人教育テンプレ集」としてストック
- 誰でもそれを使って教育
→結果として、
”教えられる人が限られる問題”を解消できます！
ChatGPTを個人で使うだけでなく、プロンプト自体を社内で共通化することで、組織全体の教育の質を底上げできます。
まとめ
いかがでしょうか？
今回ご紹介した命令文のように、ChatGPTは『立場（ここでいうと総務）』を与えることで、
より実践的な使い方をすることができます！
何かと忙しいこの季節、ChatGPTなどのAIを正しく活用して、新人教育も効率的に行っていきましょう！
株式会社アルタでは、定期的にこのような生成AIを利用したお役立ち情報の発信やセミナーを開催しています！
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