オンラインセミナーの運営で必ず押さえておくべき3つのポイント

2023年3月16日映像・音声,イベントZoom,オンライン配信,ハイブリッド型配信

オンライン配信のサポートをさせていただいている、ぞえです。

会議や打ち合わせだけでなく、研修やセミナー、定例会、会社説明会など幅広い場面で行うことが増えた「オンライン配信」ですが、弊社でもこれまでに30回以上オンラインセミナーを開催しました。

今回の記事では、そんなアルタが社外向けにオンラインセミナーを行う際に押さえておくべきポイントを紹介していきます。
これから社外へ向けてセミナーを行いたい」という方の参考になると幸いです。

セミナー開催までに押さえておくべきポイントは以下の3つになります。

押さえておくべき3つのポイント

  1. セミナーの計画を立てる
  2. 配信の準備
  3. リハーサル・本番

ここからは、この3つのポイントで具体的に何を検討・確認するべきかを紹介していきます。

セミナーの計画を立てる

まずは対面でのセミナーと同じようにセミナーのタイトルや内容、開催日時などの計画を立てていきます。
ここでは特に、オンラインセミナーを行う際に決めておくべき点を紹介しています。

セミナーの流れと登壇者の確認
登壇者の人数や質疑応答の有無などセミナーの流れを決めておきましょう。
登壇者の人数や流れによって、配信で考えるべき点が変わってきますので、確認しておきましょう。

配信プラットフォームの決定
ZoomやYouTube Liveなど、配信プラットフォームは何を使用するのか、プラットフォームの利用規約を確認したうえで決めていきましょう。また、Zoomを利用する場合はミーティング機能とウェビナー機能のどちらで行うのかも決めておきましょう。
Zoomのミーティング機能とウェビナー機能の違いについてはこちらの記事をご確認ください。

配信会場の確保
登壇するのがご自身だけの場合でも、周りの声や音が入らない部屋を確保しておきましょう。
関係者が多い場合には、人や機材の配置を図にすることで、共有認識を持って準備を行うことができます。

株式会社アルタ 内定式の会場図

配信の準備

配信機材
セミナーに登壇するのが1名だけの場合は、最低限パソコン1台あれば行うことができますが、部屋の明るさや使用するカメラによって参加者に与える印象は大きく変わってきます。
可能であれば、パソコン内蔵のカメラではなく撮影用のカメラとライトを用意しましょう。

有料セミナーなどクオリティが求められるような本格的な配信を行いたい場合は、配信業者への委託もご検討ください。
株式会社アルタのオンライン配信サポート

アルタでサポートさせていただいた配信の様子

当日使用する資料の用意
Zoomなど登壇者が別のパソコンから参加する場合でも、事前に当日使用する資料をいただいておくと登壇者の機材トラブルの際にも慌てることなくセミナーを続けることができます。

当日の流れや台本の用意
特に複数人が登壇したり、司会者がいるようなセミナーでは当日の台本を用意しておきましょう。
ZoomやTeamsの場合にはどのタイミングで誰に「スポットライト機能」を使用するのか、質疑応答をどのように行うかなど、本番をイメージして台本を作ることで、想定できていない部分はないか確認することができます。

リハーサル

事前の準備ができたらリハーサルを行いましょう。
リハーサルは可能な限り本番と同じ流れで行いましょう。
外部の方を招くなど、リハーサルが行えない場合は代理を立てて行うことで、準備段階で想定できていなかったことはないかを確認することができます。

実際にリハーサルをしてみると、カメラに人の頭が被ってしまうことや、登壇者の方がレーザーポインターを使いたいなどの意見をいただくこともあります。
この段階であれば、まだ軌道修正ができるため、リハーサルも直前ではなく余裕をもって行うことをお勧めします。

さいごに

株式会社アルタでは、セミナーや学会のハイブリッド型配信・オンライン配信の準備から開催後アンケートまでフルサポートしています。

今回ご紹介した ようなオンラインセミナーやハイブリッド型のセミナーをやってみたいが難しそう、運営を任されているが不安などあれば、ぜひ一度ご相談ください。

ご⽤意いただくのは配信者様⾃⾝と使⽤する資料のみ!

詳しくはこちら

Posted by ぞえ